Diseño y desarrollo de un SaaS para gestión patrimonial de alquileres con OCR contable y portal de inquilino mobile-first.
Arrendal nace dentro de una sociedad patrimonial mediana que gestionaba una cartera creciente de inmuebles residenciales con la combinación habitual del sector: hojas de cálculo compartidas, carpetas de Drive con contratos escaneados, recordatorios de WhatsApp para los pagos y una bandeja de correo donde convivían incidencias, facturas y consultas de inquilinos. La operativa funcionaba mientras la cartera era pequeña, pero al cruzar cierto umbral de inmuebles bajo gestión, los errores empezaron a tener coste: recibos olvidados, gastos no deducidos a tiempo en el modelo trimestral, incidencias sin trazabilidad y una incapacidad estructural de saber, en cualquier momento dado, cuánto rentaba cada piso después de gastos.
El reto no era construir "otro CRM inmobiliario". Ese mercado está saturado de productos pensados para agencias de venta, no para patrimonialistas que viven del alquiler. El cliente necesitaba una herramienta interna que respetara la realidad de su organización —admin, gestores, contable, mantenimiento y agencias colaboradoras, todos con permisos distintos— y, al mismo tiempo, un portal cara al inquilino que redujera el ruido del día a día y profesionalizara la percepción de marca frente a competidores que siguen mandando recibos por PDF adjunto.
La urgencia era doble. Por un lado, la temporada fiscal se acercaba y querían cerrar el ejercicio con el módulo contable ya operativo. Por otro, había una conversación abierta con un fondo de inversión interesado en aportar capital para acelerar la compra de cartera, y necesitaban llegar a esa mesa con un producto tangible, no con un PowerPoint.
"Sabíamos exactamente qué nos dolía, pero no encontrábamos a nadie que entendiera que un patrimonialista no es una agencia. Necesitábamos una herramienta que pensara como nosotros pensamos los pisos: como activos, no como leads."
— Fundador · Arrendal
Arrancamos con dos semanas de inmersión operativa: acompañamos al equipo en su jornada real, mapeamos los flujos por rol y construimos un mapa de fricciones priorizado por impacto económico. De ese trabajo salieron las decisiones estructurales que marcaron todo lo demás. La primera fue separar quirúrgicamente dos productos dentro del mismo sistema: un back-office denso, pensado para uso intensivo desde escritorio, y un portal de inquilino mobile-first, minimalista, donde solo cabe lo esencial. La segunda fue tratar los permisos como un asunto de arquitectura, no de UI, lo que llevó a apoyarse en Row Level Security a nivel de base de datos en lugar de validar accesos solo en el frontend.
El research también dejó claro que el cuello de botella contable no era la entrada de recibos, sino la entrada de gastos: facturas en papel o PDF, proveedor a proveedor, transcribiendo a mano. Aquí incorporamos un sprint dedicado a integrar un OCR con un modelo de visión para extraer concepto, proveedor, NIF, base imponible, IVA y total directamente desde la foto de la factura, dejando al humano solo el rol de revisar y confirmar. Fue uno de los hallazgos que cambió el rumbo: el módulo fiscal pasó de ser una funcionalidad más a convertirse en uno de los argumentos comerciales del producto.
A lo largo del proyecto entregamos en cadencia quincenal: investigación operativa documentada, mapa de roles y permisos, modelo de datos versionado, prototipos navegables en Figma para los flujos críticos, un sistema de diseño basado en tokens semánticos sobre Tailwind y shadcn/ui, y un entorno de staging permanentemente desplegado para que el equipo cliente pudiera probar cada incremento sobre datos reales anonimizados.
Lo que entregamos es una plataforma con dos caras y una sola base. El back-office cubre cartera (con KPIs de ocupación, IMR mensual, valor de cartera y yield bruto), ficha completa de inmueble por pestañas, gestión de inquilinos y contratos con generación automática de recibos hasta un año vista, módulo de gastos con OCR asistido por IA, módulo fiscal con exportación a Excel, kanban de incidencias con asignación a mantenimiento y un módulo diferencial de análisis de precio óptimo que cruza la renta actual de cada piso con la mediana de mercado por código postal y permite solicitar actualización de renta cuando el desfase lo justifica. El portal de inquilino, accesible por magic link sin contraseñas, expone solo cuatro vistas —mi piso, recibos, incidencias y contrato— y está diseñado para resolverse en treinta segundos desde el móvil mientras se sube en el ascensor.
A nivel de producto, las decisiones más relevantes fueron tres. Primero, la generación de recibos como función SQL ejecutada en servidor en lugar de en cliente, lo que la hace idempotente y regenerable si cambia la renta. Segundo, una función centralizada de visibilidad de inmuebles reutilizada por todas las políticas RLS, evitando duplicar lógica de permisos y garantizando coherencia cuando el modelo crezca. Tercero, los recibos se concilian manualmente en v1 con vista a integrar PSD2 en una fase posterior; preferimos un flujo manual sólido a uno automático frágil.
El stack es Next.js 14 con App Router y Server Components, Supabase como backbone (Postgres + Auth + Storage + Edge Functions para el OCR), TypeScript en todo el código de aplicación, Tailwind y shadcn/ui sobre Radix Primitives para la capa de interfaz, React Hook Form con Zod para validación, TanStack Table para las vistas tabulares densas, Recharts para visualización de KPIs y ExcelJS para la exportación contable. El detalle de oficio está en lo que no se ve: roles definidos a nivel de base de datos, jerarquía de tipos TypeScript regenerable desde el esquema real, accesibilidad por construcción al apoyarse en Radix, y un middleware que redirige a cada usuario a su contexto correcto según rol antes incluso de cargar la aplicación.
La migración interna fue más rápida de la prevista. El equipo de gestión movió su operativa diaria al nuevo sistema en cuestión de semanas, y el contable —el perfil más reticente al cambio— terminó siendo uno de los promotores internos del producto: el OCR de facturas eliminó horas de transcripción que llevaban años asumidas como parte del trabajo. Del lado de los inquilinos, el portal entró sin fricción; el acceso por magic link funcionó como filtro de complejidad y la mayoría se dio de alta sin necesitar soporte, algo que en el escenario anterior habría sido impensable.
En clave estratégica, el proyecto cambió la conversación que el cliente podía tener hacia fuera. Pasar de explicar la operativa con hojas de cálculo a enseñar un producto en producción desbloqueó interlocuciones que antes se quedaban en la primera reunión, y dejó al equipo con una decisión interesante por delante: mantener Arrendal como ventaja competitiva interna o spinearla como SaaS para terceros patrimonialistas, varios de los cuales preguntaron por la herramienta al verla en demo.
"Pasamos de gestionar pisos en Excel a poder enseñar el negocio sin disculparnos. La herramienta no solo nos ahorra tiempo, ha cambiado la forma en la que contamos lo que hacemos."
— Fundador · Arrendal